Lauf für Kaya! Läufersystem - Entwicklung

Der Lauf für Kaya! (kurz LfK!) ist ein Benefizlauf, mit dem Ziel Spendengelder für Hilfsprojekte in Herzogenaurachs Partnerstadt Kaya zu sammeln. Organisiert wird der Lauf für Kaya! alle zwei Jahre vom P-Seminar Lauf für Kaya! des Gymnasium Herzogenaurach. In dem Seminar lernen die Schüler:innen unter Leitung von Matthias Engel alle Aspekte der Organisation eines großen Events kennen.

Die Läufer:innen lassen sich von Familie/Freunden/Firmen mit einem festen Betrag pro Kilometer sponsern. Die gelaufenen Kilometer der Läufer:innen müssen natürlich gezählt und mit den Sponsorings verrechnet werden. Dafür wurde von ehemaligen Schülern des Seminars ein Läufersystem entwickelt.

Vom LfK! 2015 an übernahm Nicolai die Hauptbetreuung des Läufersystems und nahm 2017 ebenfalls am P-Seminar teil. Zum LfK! 2019 betreute Nicolai weiter das Läufersystem als externer Helfer, wobei er erstmals auch von Philipp unterstützt wurde.

Aufgrund unserer Erfahrung aus den bisherigen LfK!'s und dem geplanten LfK! 2021 wurden wir im November 2020 mit der Entwicklung eines neuen Läufersystems und dessen Betrieb beauftragt.

Ausgangslage

Das alte Läufersystem bestand aus einer Django-Anwendung, die auf einem alten Server im Gymnasium Herzogenaurach betrieben wurde und der Software für die Scannerstationen.

Anforderungen an das neue Läufersystem

Die wichtigste Anforderung von Beginn an war es das alte System nicht nur durch modernere Technik auszutauschen, sondern vor allem die Nutzbarkeit für das Team des P-Seminars zu verbessern.

Weitere Anforderungen waren:

• Das System kann via Docker oder Kubernetes schnell ausgerollt werden

• Trennung der einzelnen Komponenten (Datenbank, Backend, Frontend) um diese austauschbar zu gestalten

• Es können weiter alte Laptops mit Barcode-Scannern als Scanner-Stationen verwendet werden

• Umfassende Dokumentation für Administrator:innen und Helfer:innen

• Läufer:innen direkt über das Frontend aus Excel- und CSV-Dateien importieren

• Erstellen von Urkunden, Spendenquittungen und Läuferkarten direkt aus dem Frontend

• Übersetzung der Oberfläche auf Deutsch und Englisch

• RESTful API, nach OpenAPI dokumentiert

• Nutzerportal für die Bürgerläufer (Registrierung, Rundenzeiten einsehen und Urkunde herunterladen)

Projektablauf

Neben den technischen Anforderungen war es für uns und das Team des P-Seminars wichtig, über das gesamte Projekt hinweg auf gute Kommunikation zu setzen.

Dazu richteten wir im Wiki des Seminars - hier werden alle organisatorischen Themen festgehalten und besprochen - eine eigene Seite an, die wir regelmäßig mit aktuellen Informationen zum Projektfortschritt ergänzten.

Zusätzlich dazu stellten wir dem Team zu vorgegebenen Meilensteinen den aktuellen Stand des Projektes inkl. einer Livedemonstration vor. Hierbei wurde stets das LfK!-Team mit einbezogen und durch Nutzertests auf weitere Anforderungen eingegangen.

Von der Vorstellung des Entwurfs für das neue System (Juli 20) über den offiziellen Projektstart (Ende November 20) und die Vorstellung für das Läuferteam (Februar 21) konnten wir das Projekt in rund 5 Monaten fertigstellen und durften schließlich am 29.10.2021 bei einem Abschlussevent im Gymnasium Herzogenaurach den Erfolg feiern.

Der Lauf für Kaya! 2021

Durch Corona musste der LfK! 2021 vom Team des P-Seminars fast komplett umgedacht werden, da eine große Veranstaltung mit 5000 Läufer:innen auch an der freien Luft nicht tragbar gewesen wäre.

Im Voraus wurde das Läufersystem wie in den vergangenen Jahren genutzt, um die Läufer:innen der teilnehmenden Schulen und Kindergärten zu importieren, Spendenzettel zu generieren und die Kilometer-Sponsorings im System zu hinterlegen.

Auch das neue Registrierungsportal für Firmen- und Bürgerläufer:innen wurde rege genutzt.

Nach mehreren Entwürfen für einen hygienekonformen Lauf, konnte das Seminar schließlich Adidas Running als Partner gewinnen. Läufer:innen hatten so die Möglichkeit, sich die Adidas Running App auf ihrem Handy zu installieren und in einem bestimmten Zeitraum Kilometer für Kaya zu sammeln.

Die gelaufenen Kilometer wurden nach Ende der Laufwoche in das Läufersystem übertragen, um die Spendenbeträge zu berechnen sowie Urkunden und Spendenquittungen zu generieren.

Trotz der erschwerten Bedingungen konnten 2021 über 39.000€ für Projekte in Kaya gesammelt werden.

Das sagt das Team des Lauf für Kaya! 2021

Es ist schön, wenn man mit ehemaligen Schülern auch nach der Schulzeit verbunden bleibt.

Nicolai war ein Mitglied des "Lauf für Kaya!"-Teams und hat sich bereits als Schüler hervorragend um die technischen/digitalen Belange gekümmert. Philipp war nicht in meinem P-Seminar, aber in der Vorbereitung und am Event selbst hoch engagiert an Nicolais Seite. 

Ich bin froh, dass wir uns haben und freue mich auf unsere weiteren „Lauf für Kaya!“-Abenteuer!

- Matthias Engel, Leiter des P-Seminars "Lauf für Kaya!"

Nicolai Ort (ODIT.Services), Matthias Engel (Leitung Lauf für Kaya!), Philipp Dormann (ODIT.Services)