Lauf für Kaya! 2023 - Veranstaltungstechnik

Nachdem wir 2021 ein neues Läufersystem für den Lauf für Kaya! entwickelt hatten, fand am 21. April 2023 endlich wieder ein Lauf für Kaya! in Person statt.

Was ist der Lauf für Kaya!

Der Lauf für Kaya! (kurz LfK!) ist ein Benefizlauf, mit dem Ziel Spendengelder für Hilfsprojekte in Herzogenaurachs Partnerstadt Kaya zu sammeln. Organisiert wird der Lauf für Kaya! alle zwei Jahre vom P-Seminar Lauf für Kaya! des Gymnasium Herzogenaurach. In dem Seminar lernen die Schüler:innen unter Leitung von Matthias Engel alle Aspekte der Organisation eines großen Events kennen.

Die Läufer:innen lassen sich von Familie/Freunden/Firmen mit einem festen Betrag pro Kilometer sponsern. Die gelaufenen Kilometer der Läufer:innen müssen natürlich gezählt und mit den Sponsorings verrechnet werden. Dafür wurde von ehemaligen Schülern des Seminars ein Läufersystem entwickelt.

Unsere Dienstleistungen für den LfK!

Unsere Aufgabe beim Lauf für Kaya! teilt sich in zwei Hauptkategorien: Die Bereitstellung der Systeme und die Betreuung am Lauftag.

Zum Beginn des Schuljahres 2022/23 startete das P-Seminar Lauf für Kaya! und für uns begannen die ersten Vorbereitungen. Für die Zusammenarbeit untereinander und die Kommunikation mit Partnern betreiben wir für das Seminar ein Wiki (basierend auf Outline) und stellen für alle Teammitglieder Mail-Postfächer bereit.

Um das Team in die Arbeit mit dem Wiki und die Nutzung ihrer Mail-Konten einzuführen besuchten wir das Seminar im Herbst 2023 für eine kurze Vorstellung.

Ab Februar 2023 stellten wir zusätzlich eine Instanz des LfK! Läufersystems für den Lauf 2023 bereit und führten die Schüler in die Benutzung des Systems ein.

Das Event Lauf für Kaya!

Die Vorbereitungen für das Event Lauf für Kaya! begann für uns ca. 3 Wochen vor dem 21.04.2023 mit einem Generaltest des Läufersystems inklusive Kilometerzählung und Rundenzeiten. Zusätzlich wurden vor dem Lauf noch kleine Verbesserungen ins System integriert.

Zwei Tage vor dem Lauf besuchten wir das P-Seminar für eine Einführung in die Nutzung der Scanner für alle Helfer. Am gleichen Nachmittag wurden auch die Sponsoringerklärungen ins System eingetragen - auch hier standen wir mit Rat und Tat zur Seite.

Der Lauftag begann für uns um 05:00 Uhr am Sportplatz des Gymnasium Herzogenaurach mit dem Aufbau der Scannerstationen und des IT-Zelts. Pünktlich um 08:00 begann der Lauf für Kaya! 2023, woraufhin wir bis 18:00 als lokale Betreuung des Systems fungierten. Vom Ersetzen verloren gegangener Läuferkarten über Nachmeldungen bis hin zum Beheben von Scannerproblemen waren wir durchgehend im Einsatz.

Für uns neu 2023 war unser eigenes Läuferteam, wir konnten mit einem Team von 7 Läufern unter der ODIT.Services Flagge für den guten Zweck laufen.

Fazit

Aus unserer Sicht war der Lauf für Kaya! 2023 ein voller Erfolg, wofür auch die Teilnehmerzahl (über 3780) und ein Spendenrekord von über 60.000€ sprechen. Insgesamt wurden über 18.000 Kilometer zurückgelegt und das Läufersystem hat mehr als 24000 Scans verarbeitet.

Wir freuen uns über ein erfolgreiches Event und sind natürlich auch beim nächsten LfK! wieder mit dabei!

Das sagt das Team des Lauf für Kaya! 2023

Das Schöne ist, dass die beiden eigentlich zu jeder Tages- und Nachtzeit zur Verfügung stehen, um das aktuelle Team zu unterstützen, aber auch den Coach, der von digitaler Seite her leider nicht so bewandert ist.
Sie managen unsere Belange und sind von technischer Seite nicht wegzudenken, ich möchte behaupten, ohne die beiden würde dieses Riesen-Event in die Steinzeit (mit Strichlisten, Taschenrechner und vagen Zahlen) zurückgeworfen werden.
Zudem merkt man deutlich, dass ihnen unser Projekt am Herzen liegt und, dass sie nicht stehenbleiben wollen, sondern immer neue Ideen haben, um das Event noch perfekter werden zu lassen.

Ich bin froh, dass wir uns haben und freue mich auf unsere weiteren „Lauf für Kaya!“-Abenteuer!
Prädikat: Sehr empfehlenswert!

- Matthias Engel, Projektleiter Lauf für Kaya!

Nicolai Ort (ODIT.Services), Matthias Engel (Lauf für Kaya!), Philipp Dormann (ODIT.Services)