Praxis Dr. med. Weidhaus - Telefonanlage

Ralf ist Inhaber der Gemeinschaftspraxis Dr. med. Weidhaus und Dr. med. Feyrer und bereits seit längerem einer unserer Kunden. Wir haben die Website der Gemeinschaftspraxis (https://praxis-weidhaus.de) entwickelt und hosten diese ebenfalls - dazu kommen noch ein paar E-Mail Accounts für die Praxis und das Management der Domain praxis-weidhaus.de. Mehr dazu gibt es auch in der Customer Story dazu (https://odit.services/s/pw-w).

In einem Gespräch mit Ralf Anfang 2022 kamen wir zufällig auf das Thema Telefonanlage, da Ralf - und vor allem seinen Mitarbeiterinnen - ihre alte Telefonanlage ein Dorn im Auge war und die Arbeit erschwerte.

Ausgangslage

Die alte Telefonanlage bestand aus zwei “klassischen” Telefonanschlüssen (1x Fax, 1xHaupttelefon), mehreren Patchpanels und einer AGFEO ISDN-Telefonanlage.

Telefoniert werden konnte über ein Tischtelefon am Empfang und zwei DECT Handsets, wobei diese jeweils über eine eigene Basisstation verfügten. Allerdings war immer nur ein Anruf gleichzeitig möglich, wodurch die Erreichbarkeit der Praxis - gerade zu Stoßzeiten - stark eingeschränkt wurde.

alte Telefonanlage Praxis Dr. med. Weidhaus

Anforderungen

Um das Design der Telefonanlage von Anfang an auf die zukünftigen Nutzer auszurichten unterhielten wir uns sowohl mit Ralf, als auch mit seinen Arzthelferinnen. Dabei waren gerade die Wünsche der Arzthelferinnen wichtig für uns, da auf sie ca. 90% der Telefonate entfallen.

Kriterium	Vorher	Anforderung
Eingehende Gespräche	1	2
Ausgehende Gespräche	1	4-10
Tischtelefone	1	1
Mobilteile	2	4
Fax	Ja	Ja (Eingehend und Ausgehend)
Headsets	Nein	Kabellos und Kabelgebunden
Anrufbeantworter	Ja	Ja
Öffnungszeiten-Regelung	Nein	Ja
Frei besprechbare Ansagen	Nein	Ja
Warteschleife für eingehende Anrufe	Nein	Ja

Anlage

Auf Basis der Anforderungen entwickelten wir das Konzept für die neue Telefonanlage.

Dabei war uns von Anfang an klar, dass wir eine Open-Source Lösung als Telefonserver einsetzen wollen, die über mehrere Jahre hinweg von Tausenden von Nutzern getestet wurde. FreePBX erfüllt dabei alle unsere Anforderungen, wurde in der Vergangenheit bereits mehrmals auf Sicherheit und Integrität geprüft und bietet ein großes Feature Set.

Die Wahl der Telefonie Hardware fiel auf Geräte des Herstellers Yealink.

Um unsere Telefonanlage auch mit dem Deutschen Telefonnetz zu verbinden fragten wir bei dem lokalen Provider HerzoMedia an, der den Telefonanschluss der alten Telefonanlage bereitstellte. Leider konnte HerzoMedia zu diesem Zeitpunkt kein SIP-Trunking zur Verfügung stellen, weshalb nach die Wahl auf das Produkt sipgate Trunking von sipgate fiel.

Hardware

Tischtelefon: Yealink T46S
Mobilteile: Yealink W73H
DECT-Basis: W70B
Fax-Adapter: Grandstream HT801

Software

SIP-Truk: sipgate Trunking
PBX: FreePBX

Finale Anlage

Den Abbau der alten Anlage und Aufbau der neuen Anlage führten wir an einem Freitag nach Ende der Sprechstundenzeiten durch, um den laufenden Praxisbetrieb nicht zu stören.

Um alle Funktionen der neuen Telefonanlage realistisch zu testen, haben wir kurzzeitig mit zwei SIP-Testnummern den Betrieb nachgestellt. Diese Tests führten wir direkt mit Ralf durch, um spontane Anforderungen direkt mit Ihm umzusetzen.

Die Übernahme der Rufnummern von HerzoMedia zu SIPGate wurde am folgenden Montag um 00:00 durchgeführt, sodass die Praxis pünktlich zu Beginn der Sprechstundenzeit über die neue Anlage erreichbar war.

neue Telefonanlage Praxis Dr. med. Weidhaus

Anforderungen

Kriterium	Anforderung	Finale Anlage
Eingehende Gespräche	2	2
Ausgehende Gespräche	4-10	100
Tischtelefone	1	1
Mobilteile	4	4
Fax	Ja (Eingehend und Ausgehend)	✅
Headsets	Kabellos und Kabelgebunden	Kabellos für das Tischtelefon und beliebige Kabelgebundene für die Mobilteile
Anrufbeantworter	Ja	✅
Öffnungszeiten-Regelung	Ja	✅
Frei besprechbare Ansagen	Ja	✅
Warteschleife für eingehende Anrufe	Ja	✅

Das sagt das Praxisteam zur neuen Telefonanlage

Ralf (Inhaber/Arzt)

Für meine Allgemeinarztpraxis wurde nach einigen Jahren eine neue Telefonanlage fällig.

Dieses Thema hatte ich schon sehr lange hinausgeschoben, da ich von Kollegen hörte, dass ein solcher Einbau zumeist mit größeren Problemen behaftet sei.

Nach einigen Gesprächen habe ich mich dazu entschlossen das Projekt zusammen mit ODIT.Services anzugehen.

Begonnen mit der Planung inkl. der Suche eines Netzanbieters, über den Kauf der gesamten Anlage, und die Terminplanung, bis zu der Netzeinbindung und dem Aufbau der Anlage in der Praxis übernahm das Team von ODIT.Services alle Aufgaben.

Medizinische Fachangestellte und Ärzte wurden nachfolgend ausführlich geschult und noch auftretenden Fragen im bereits laufenden Betrieb wurden sehr kurzfristig und schnell beantwortet.

Ich kann nur sagen, dass das ODIT.Services Team alles zur vollsten Zufriedenheit durchgeführt hat. Meine Ängste waren also völlig unbegründet.

Abschließend können mein Team und ich nur sagen: Warum nicht früher?

Die empfohlenen Tipps von ODIT.Services, wie z.B. das Nutzen von Headsets und anderen Dingen, erleichtern unseren Arbeitsalltag ungemein und wir wissen die neue Telefonanlage sehr zu schätzen.

- Dr. med. Ralf Weidhaus, Praxis Dr. Weidhaus